Was du zum Eigenbeleg / Ersatzbeleg wissen solltest
In deinen Unternehmensfinanzen gilt: Keine Buchung ohne Beleg!
Wenn du keinen Originalbeleg hast, weil z.B. nie einer ausgestellt wurde oder du ihn verloren oder aus Versehen entsorgt hast, darfst du dir selbst einen sogenannten Eigenbeleg oder auch Ersatzbeleg ausstellen, um die Betriebsausgabe GoBD-konfom zu buchen.
Beachte dabei jedoch, dass dies nur eine Notlösung sein sollte. Erstellst du nur wenige Eigenbelege, bereitet das beim Finanzamt in der Regel kein Problem. Versuche aber, die Anzahl klein zu halten, um gar nicht erst für große Aufmerksamkeit zu sorgen. Im Zweifel musst du nämlich nachweisen können, dass dein Eigenbeleg notwendig war und dass alle Angaben korrekt sind.
Um das zu vermeiden, helfen zwei wichtige Tipps:
- Erinnere dich selbst und deine Mitarbeiter daher immer wieder daran, Belege ausstellen zu lassen bzw. mitzunehmen (z.B. bei Restaurantbesuchen, Parkgebühren oder an der Tankstelle)
- Sammle deine Belege an einem zentralen Ort und leg deine Quittungen, Rechnungen, etc. immer sofort dort ab. Oder noch besser: Digitalisiere deine Belege. So können sie gar nicht erst verloren gehen.
Noch mehr zum Thema erfährst du in unserem Ratgeberartikel zum Eigenbeleg.