2. Schritt: Der Tag der Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung beginnt am vereinbarten Termin mit der Übergabe der Unterlagen und einem kurzen Einführungsgespräch. Anschließend wird der Prüfer die Unterlagen sichten und kontrollieren. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Dokumenten kann sich der Prüfer mit Fragen an den Steuerpflichtigen wenden. Damit du alle Fragen ordnungsgemäß beantworten kannst, ist es hilfreich, dass dein Steuerberater während des gesamten Prüfungsverfahrens erreichbar ist. Du musst alle Angaben zudem mit entsprechenden Belegen beweisen können.
Schwerpunkte der Betriebsprüfung
Wer an dieser Stelle weiß, welche Daten geprüft werden, der kann sich besser auf etwaige Rückfragen vorbereiten. In vielen Fällen werden folgende Sachverhalte schwerpunktmäßig überprüft:
Überdies kann im Rahmen der Betriebsprüfung der Status eines Freiberuflers überprüft werden. Stuft der Prüfer die Tätigkeit zum Beispiel schwerpunktmäßig als gewerblich ein, dann können auf den Steuerzahler Nachforderungen in Form der Gewerbesteuer zukommen.
Tipps für einen reibungslosen Ablauf der Betriebsprüfung
Hohen Nachforderungen beugst du am besten vor, indem du die Betriebsprüfung professionell hinter dich bringst. Dabei helfen dir diese Tipps:
- Bleib gegenüber dem Außenprüfer freundlich und begegne ihm mit Respekt. Er ist auch nur ein Mensch – und der reagiert auf deine Stimmung, im Positiven wie im Negativen.
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Hast du einen Steuerberater, solltest du ihn unbedingt hinzuziehen. Bist du dir arg unsicher, kann er die Prüfung auch den gesamten Tag begleiten und für dich das Reden übernehmen.
- Lass dich nicht auf zu tiefgehende persönliche Gespräche mit dem Prüfer ein. Stellt er dir unauffällig Fragen zu Urlauben oder Hobbys, können die gewonnenen Informationen gegen dich verwendet werden. Wie kannst du dir nur den Urlaub auf Mallorca leisten? Ach, siehe da, in deiner Buchhaltung findet sich im Sommer eine Geschäftsreise nach Mallorca …
- Leg einen Ansprechpartner im Betrieb fest, an den sich der Prüfer bei Fragen wenden kann (sofern du es nicht selbst bist).
- Alternativ kannst du darum bitten, dass der Prüfer seine Fragen schriftlich formuliert. Das verschafft dir mehr Zeit, um in Ruhe darauf zu reagieren.
Was darf der Betriebsprüfer?
Ein Außenprüfer darf zwar die vorgelegten Unterlagen prüfen, muss sich dabei aber an seine Prüfungsanordnung halten. Hat er also beispielsweise eine Umsatzsteueraußenprüfung angekündigt, darf er keine Sachverhalte aus dem Bereich der Lohnsteuer oder aus anderen, nicht angekündigten Jahren prüfen. Ebenso wenig darf er Durchsuchungen durchführen oder geschlossene Schränke öffnen – diese Befugnisse hat nur die Steuerfahndung mit einem richterlichen Durchsuchungsbeschluss.
Der Betriebsprüfer hat allerdings diese Rechte:
- Findet die Prüfung in deinem Unternehmen statt, hat der Außenprüfer Anspruch auf einen angemessenen Arbeitsplatz. Dieser darf nicht zu abgelegen sein.
- Der Betriebsprüfer darf auf deine Datenverarbeitungssysteme zugreifen, soweit sie steuerlich relevant sind.
- Du musst bei Rückfragen Rede und Antwort stehen. Braucht der Prüfer weitere Belege, musst du sie ihm aus deinen Unterlagen heraussuchen (Mitwirkungspflicht).
- Der Prüfer darf deine Betriebsräume besichtigen, nicht aber deine Privatwohnung.