Das beste kostenlose Rechnungsprogramm – Die 7 Top-Anbieter im Vergleich
Wenn du gerade dein Geschäft startest, ist ein kostenloses Rechnungsprogramm eine gute Möglichkeit, Rechnungen professionell zu erstellen, ohne direkt Geld für eine Software auszugeben. Doch viele Gratis-Lösungen haben Limits oder fehlen wichtige Funktionen. Wir zeigen dir, welche Anbieter es gibt, was ihre kostenlosen Versionen können – und wo die Grenzen liegen.
Die kostenlosen Tools im Schnellvergleich
Stand: 02/2026
Anmerkung: Der kostenlose Tarif von WISO MeinBüro, “Rechnungen Free”, wird seit Anfang Juni 2025 nicht mehr angeboten.
Die Rechnungssoftware-Anbieter im Detail
Schauen wir uns nun alle Optionen im Detail an.
Hinweis: Mit * markierte Funktionen sind für ein reines Rechnungsprogramm weniger relevant, können aber für die Erledigung der gesamten Buchhaltung wichtig sein.
#1 sevdesk
sevdesk ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware aus Deutschland, die den Büroalltag spürbar erleichtert. Die intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest, egal ob du gerade gründest oder bereits ein kleines Unternehmen führst. Durch das geführte Onboarding gelingt der Einstieg Schritt für Schritt, auch ohne Vorkenntnisse in der Buchhaltung. Mit der kostenlosen Version kannst du direkt starten und bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat erstellen. Alle Daten werden sicher und DSGVO konform auf Servern in Deutschland gespeichert.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- Bis zu 3 Rechnungen pro Monat (inkl. XRechnung & ZUGFeRD)
- 6 individuelle Rechnungslayouts
- Übersicht über sämtliche Rechnungen
- Unbegrenzte Kontakte und Produkte anlegen
- Fremdwährungen nutzen
- Sichere Archivierung aller Dokumente
- Unterstützung der Kleinunternehmerregelung & OSS
Nur mit Upgrade
- Unbegrenzte Rechnungen
- Spezielle Rechnungen (z. B. Stornorechnungen, Abschlagsrechnungen, wiederkehrende Rechnungen)
- Mahnwesen, Angebote oder Lieferscheine
- Automationen wie ein Angebot mit nur einem Klick in eine (E-)Rechnung umwandeln
- Bankkonto-Anbindung*
- Belegverwaltung*
Upgrade: ✓ Ja, flexible Tarife mit unbegrenzten Rechnungen und kompletter Buchhaltung verfügbar
#2 Accountable
Accountable ist eine App-basierte Lösung für Rechnungen und Steuern, speziell für Freelancer. Neben Rechnungen unterstützt es auch die Verbindung mit einem Geschäftskonto.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- Unbegrenzte E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD)
- Kundenverwaltung (Basis)
- Bis zu 5 Eingangsbelege scannen
- Bankkonto-Anbindung bzw. kostenloses Geschäftskonto
- Mobile App
Einschränkungen & Nachteile
- Keine speziellen Rechnungen
- Kein Desktop-Zugang (alles nur in der App)
- Erweiterte Steuer-Funktionen nur im Bezahlpaket verfügbar*
Upgrade: ✓ Ja, mit vollständigen Steuer- & Buchhaltungsfunktionen
#3 Collmex
Collmex ist ein ERP- und Buchhaltungsanbieter aus Deutschland, der mit „Rechnung Free“ ein kostenloses Einsteigerpaket bereitstellt.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- Rechnungen erstellen (inkl. E-Rechnungen)
- Angebote schreiben
- Kunden- und Produktverwaltung
Einschränkungen & Nachteile
- Kein Mahnwesen
- Keine Fremdwährungen
- Keine speziellen Rechnungen
- Keine Auftragsbestätigungen
- Keine App
- Eher veraltete Benutzeroberfläche
Upgrade: ✓ Ja, verschiedene ERP-/Buchhaltungspakete verfügbar
#4 123Rechnung
123Rechnung ist eine einfache Lösung ohne Registrierung, die sich für gelegentliche Rechnungen eignet.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- Rechnungen erstellen
- Angebote
- Mahnungen
- Lieferscheine
- Rechnungsübersicht
- Kundenverwaltung
Einschränkungen & Nachteile
- Keine Cloud-Lösung, sondern lokaler Download
- Nicht für Mac geeignet
- Veraltete Benutzeroberfläche
- Nicht GoBD-konform
- Keine Erweiterung möglich
Upgrade: ✘
#5 Easybill
Easybill ist eine beliebte Rechnungssoftware, die vor allem für Onlineshop-Besitzer geeignet ist und eine schlanke Free-Version anbietet.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- Rechnungen schreiben & verarbeiten
- Angebote und Mahnungen erstellen
- Steuerberater-Zugang
Einschränkungen & Nachteile
- Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto*
- Maximal 3 Kunden
- Easybill-Logo auf Dokumenten
Upgrade: ✓ Ja, für mehr Funktionen und Automatisierung (aber kein Buchhaltungsmodul)
#6 BillingEngine
BillingEngine ist eine deutsche Online-Lösung für einfache Rechnungen und Angebote, auch international einsetzbar.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- 3 Rechnungen pro Monat
- 3 Angebote pro Monat
- Kundenverwaltung
- Fremdwährungen & verschiedene Sprachen
Einschränkungen & Nachteile
- Mahnwesen nur eingeschränkt
- Keine speziellen Rechnungen
- Kein Steuerberaterzugang*
- Keine Geschäftskonto-Anbindung*
- Logo des Anbieters auf Rechnungen
Upgrade: ✓ Ja, für mehr Funktionen (aber kein Buchhaltungsmodul)
#7 invoiz
invoiz richtet sich als Rechnungssoftware vor allem an kleine Unternehmen mit geringem Jahresumsatz.
Funktionen im kostenlosen Tarif
- Unbegrenzte Rechnungen
- Kundenverwaltung
- Mobile App
Einschränkungen & Nachteile
- Gilt nur bis 17.500 Euro Jahresumsatz
- Keine Angebote
- Keine speziellen Rechnungen
- Keine E-Rechnung
- Keine Automatisierungen
- Invoiz-Logo auf Rechnungen
Upgrade: ✓ Ja, für mehr Funktionen – inkl. Umsatzsteuervoranmeldung
Vor- und Nachteile kostenloser Rechnungsprogramme
Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann am Anfang viel Geld sparen. Für Freiberufler und Kleinstunternehmen reicht der Funktionsumfang oft aus, um die ersten Kundenrechnungen professionell zu erstellen.
Besonders praktisch: Einige Gratisversionen unterstützen die E-Rechnung, die seit 2025 für B2B verpflichtend wird.
Allerdings gibt es auch klare Grenzen:
- Rechnungslimits oder Umsatzgrenzen schränken das Wachstum stark ein.
- Branding & Werbung auf Rechnungen kann unprofessionell wirken.
- Fehlende Automatisierung (z. B. wiederkehrende Rechnungen, Zahlungsabgleich) führt schnell zu Mehraufwand.
- Rechtliche Unsicherheit: Nicht alle kostenlosen Tools sind GoBD-konform – ein Risiko bei Steuerprüfungen.
- Fehlender Support: Hilfe gibt es oft nur eingeschränkt oder gar nicht.
Daher ein Tipp: Überlege dir, was du langfristig brauchst. Bei vielen Anbietern von Rechnungssoftware kannst du die Voll-Versionen für eine gewisse Zeit als Testphase nutzen, um den gesamten Funktionsumfang kennenzulernen.
Warum Rechnungen nicht einfach in Word oder Excel schreiben?
Viele Gründer und Selbstständige starten mit Word, Excel oder Canva, um ihre Rechnungen zu erstellen. Auf den ersten Blick wirkt das praktisch – die Programme sind ohnehin vorhanden und man kann schnell ein Dokument aufsetzen. Doch in der Praxis bringt das mehrere Probleme mit sich:
- Fehlende Rechtssicherheit: In Word oder Excel lassen sich Rechnungsnummern nicht automatisch fortlaufend erzeugen. Das widerspricht den Vorgaben der GoBD und kann bei einer Steuerprüfung Probleme bereiten.
- Nicht-konforme Archivierung: Rechnungen müssen laut GoBD über 8 Jahre unveränderbar archiviert werden. Das können Word, Excel & Co nicht – auch nicht, wenn du sie als PDF speicherst.
- Keine Automatisierung: Kundendaten oder wiederkehrende Leistungen müssen immer wieder manuell eingetragen werden. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
- Keine E-Rechnung: Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend. Word und Excel unterstützen keine XRechnung oder ZUGFeRD.
- Aufwendige Verwaltung: Rechnungen müssen selbst archiviert, sortiert und gepflegt werden – das wird bei wachsender Anzahl schnell unübersichtlich.
- Unprofessionelles Auftreten: Word- oder Excel-Vorlagen wirken oft weniger seriös als Rechnungen aus einer spezialisierten Software.
Genau das bestätigen auch unsere Experten:
„Rechnungen in Word oder Excel waren nie erlaubt – sie sind veränderbar, bzw. sind Veränderungen nicht nachvollziehbar. Man spricht davon, dass diese nicht revisionssicher sind. Hinzukommt, dass es kein automatisches Rechnungsjournal gibt. Alles in allem sind Word- und Excel-Rechnungen nicht im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung.
Dass die Finanzverwaltung das lange toleriert hat, macht es nicht besser: Für Empfänger wirkten solche Rechnungen unprofessionell und sie waren überdurchschnittlich oft fehlerhaft. Wer seriös auftreten will, verlässt sich nicht auf Bastellösungen.“
Daniel Kiriakou, Steuerberater
Ein kostenloses Rechnungsprogramm sorgt dafür, dass deine Rechnungen rechtssicher, professionell und effizient erstellt werden – und spart dir im Alltag viel Arbeit.
Fazit: Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm für mich?
Ein pauschales „bestes“ kostenloses Rechnungsprogramm gibt es nicht: Jedes der vorgestellten Tools hat eigene Stärken und Grenzen. Allen gemeinsam ist, dass sie einen schnellen und kostenlosen Einstieg in die Rechnungserstellung ermöglichen, bei wachsender Nutzung oder rechtlichen Anforderungen wie GoBD-Konformität oder E-Rechnungsverpflichtung jedoch oft an ihre Grenzen stoßen.
Welche Lösung am besten passt, hängt davon ab, welche Funktionen du wirklich benötigst und welche Einschränkungen für dich akzeptabel sind. Wichtig ist, die Unterschiede zu kennen und das Rechnungsprogramm zu wählen, das zu deinem Arbeitsalltag passt.
Unser Tipp: Wenn du kostenlos starten möchtest und später flexibel erweitern willst, bietet sich das kostenlose Rechnungsprogramm von sevdesk als besonders praktische Lösung an. Du kannst direkt mit den Basisfunktionen loslegen und bei steigendem Bedarf einfach auf einen Tarif mit unbegrenzten Rechnungen und vollständiger Buchhaltung wechseln – ohne Datenverlust oder Systemwechsel.
